Contabilidad
Nómina.
La maquinaria silenciosa detrás de su primera contratación en EE. UU. Salarios calculados, retenciones remitidas, presentaciones trimestrales entregadas, W-2 emitidos. Nosotros llevamos el ciclo para que nunca reclame su atención.
En breve
Más piezas en movimiento de las que esperan los fundadores.
Desde fuera, la nómina en EE. UU. parece sencilla: pagar a la gente, retener impuestos, enviar el resto al gobierno. La realidad tiene más capas. Federal, estatal y, a veces, municipal. Cadencias trimestrales, mensuales y semanales. Reglas distintas para distintos tipos de empleado.
Nos ocupamos de todo ello. La empresa nos indica a quién se paga, cuánto y en qué calendario. Calculamos del bruto al neto, retenemos los montos correctos, remitimos los impuestos, presentamos los formularios trimestrales y emitimos los W-2 de cierre de año.
Para el fundador, la nómina se reduce a una sola conversación recurrente: cambios en la compensación, nuevas contrataciones, desvinculaciones. Todo lo demás transcurre en segundo plano.
Qué gestionamos
Lo federal, lo estatal y las cadencias intermedias.
Las obligaciones de nómina se dividen en unas pocas categorías, cada una de las cuales debe llegar a tiempo. Cada una tiene su propio formulario y su propio plazo; omitir cualquiera es invitar una sanción.
Las controlamos todas. La empresa no necesita recordar los plazos, aprender los números de formulario ni saber qué pide cada estado.
Qué se presenta y se remite
- Retención del impuesto a la renta federal, depositada en el calendario que exige el IRS
- Seguro Social y Medicare (FICA), tanto la porción del empleado como la del empleador
- Impuesto federal de desempleo (FUTA), anualmente en el Formulario 940
- Formulario 941 trimestral que concilia las retenciones federales
- Retención del impuesto a la renta estatal (donde el estado lo impone)
- Seguro estatal de desempleo (SUI) a la tasa específica del estado
- Impuestos municipales y locales donde corresponda
- Formularios W-2 de cierre de año a cada empleado y W-3 a la SSA
Cómo escala
De la primera contratación a un equipo completo.
La mayoría de los clientes empiezan con una o dos contrataciones en EE. UU. Damos de alta a la empresa, la registramos ante el departamento de trabajo del estado y corremos la primera nómina. De ahí en adelante, el ciclo se repite.
A medida que el equipo crece, el ciclo se sostiene: más líneas, el mismo flujo. Las nuevas contrataciones se dan de alta en 1 a 2 días. Las desvinculaciones se procesan con la misma rapidez. Los equipos en varios estados suman complejidad, con distintas retenciones estatales por empleado, y la absorbemos sin cambiar nada de lo que el fundador ve.
Depósito directo y comprobantes
Lo que ve el empleado.
Los empleados reciben su pago por depósito directo en el calendario acordado, por lo general quincenal o bimensual. Los comprobantes de pago llegan de forma electrónica a través de un portal en el que cada empleado inicia sesión. El portal muestra el historial de pagos, las retenciones, los totales acumulados del año y el acceso al W-2 de cierre de año.
Para el empleado, la experiencia equivale a la de cualquier empresa estadounidense bien llevada. Para el fundador, todo el proceso transcurre sin que tenga que poner la mano en él.
Por qué delegarla
La nómina es el lugar equivocado para las sorpresas.
La nómina es una de las pocas áreas operativas donde un error tiene un costo directo y medible. Los depósitos tardíos disparan sanciones automáticas del IRS. Los contratistas mal clasificados disparan impuestos atrasados y sanciones. Las retenciones estatales equivocadas disparan quejas de empleados y auditorías.
Confiarnos la nómina rara vez es cuestión del tiempo que se ahorra. Es cuestión de evitar esa clase particular de errores costosos que surgen casi inevitablemente cuando la nómina se lleva en una hoja de cálculo, de la mano de alguien cuyo verdadero trabajo está en otra parte.
Lo que incluye
Todo lo que incluye su servicio de nómina.
- Registro de la empresa ante el departamento de trabajo de su estado
- Alta de empleados y recopilación del W-4
- Corrida de pago por depósito directo en su calendario
- Retenciones federales y estatales remitidas a tiempo
- Presentaciones del Formulario 941 trimestral y el Formulario 940 anual
- Emisión de los W-2 de cierre de año a los empleados
Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Una empresa de dueño no residente puede llevar nómina en EE. UU.?
Sí. La empresa en sí, no el dueño, es el empleador de registro. Mientras la LLC o Corporación esté debidamente constituida, tenga su EIN y esté registrada ante el departamento de trabajo del estado, puede contratar empleados en EE. UU. sin importar la residencia del dueño.
¿Qué retenciones son obligatorias?
Impuesto a la renta federal (según el W-4 del empleado), Seguro Social (6.2%), Medicare (1.45%), desempleo federal (FUTA) y retenciones específicas del estado (impuesto a la renta estatal, desempleo estatal y, a veces, impuesto municipal). La combinación exacta depende del estado y la ciudad del empleado.
¿El servicio incluye depósito directo?
Sí. Una vez conectada la cuenta bancaria de la empresa, los empleados reciben su pago por depósito directo en el calendario acordado (por lo general quincenal o bimensual). Los comprobantes de pago se entregan de forma electrónica.
¿Qué pasa con contratistas frente a empleados?
Le ayudamos a clasificar correctamente. La clasificación errónea es uno de los errores de nómina más comunes y puede generar impuestos atrasados más sanciones. La mayoría de los fundadores internacionales empiezan por defecto con contratistas 1099; revisamos con usted si sigue siendo lo apropiado a medida que evoluciona la relación laboral.
¿Cómo se manejan las presentaciones trimestrales y anuales de nómina?
Federal: Formulario 941 trimestral, Formulario 940 anual para FUTA, W-2 antes del 31 de enero para cada empleado. Estatal: las presentaciones estatales equivalentes, con fechas de vencimiento que varían. Las presentamos todas a tiempo y le entregamos copias.
¿El servicio puede empezar a mitad de año?
Sí. Damos de alta a la empresa, la registramos ante el estado si hace falta y retomamos la nómina desde el inicio del siguiente período de pago. Los totales acumulados del año se migran para que el W-2 de cierre de año sea correcto.
Comience su ciclo de nómina.
Hemos dado de alta a miles de empleadores en EE. UU. Que el próximo período de pago corra por nuestra cuenta.
Active su nóminaContinúe