La nómina en los Estados Unidos

Si está a punto de iniciar su empresa en los Estados Unidos, seguramente ya ha escuchado hablar de la nómina.

Es un aspecto fundamental para el buen funcionamiento de su empresa al momento de contratar personal.

La nómina no es otra cosa que el conjunto de contribuciones laborales asociadas a un contrato salarial entre una empresa constituida en los Estados Unidos y un ciudadano o residente estadounidense.

Estas contribuciones representan un recargo aproximado del 12% adicional sobre el salario acordado para el empleador, y se distribuyen entre los siguientes conceptos:

1. Retención federal.

2. Seguro Social (Social Security). 12.4% del salario para el año 2020. Esta contribución se asume en un 50% por el empleador y en un 50% por el prestador del servicio.

3. Medicare. 3.9% del salario para el año 2021. Al igual que el Seguro Social, se asume en un 50% por el empleador y en un 50% por el prestador del servicio.

4. Desempleo federal (Federal Unemployment). Tiene una contribución máxima de 42 USD, equivalente al 0.6% del valor máximo del salario sujeto a la contribución (7,000 USD). Este valor lo asume únicamente el empleador.

5. Desempleo estatal (State Unemployment). Tiene una contribución máxima de 189 USD, equivalente al 2.7% del valor máximo del salario sujeto a la contribución (7,000 USD). Este valor lo asume únicamente el empleador.

Antes y después del desembolso y la retención por contribuciones laborales, tanto el empleado como el empleador deben cumplir ciertos requisitos:

a) El empleador o contratante debe inscribir su empresa para obtener su número de identificación de empleador (EIN) ante el IRS.

b) El empleador o contratante debe inscribir la empresa en el estado donde fue establecida y donde efectivamente se ejecuta el contrato.

c) El empleador o contratante debe reportar al estado los datos de las personas contratadas bajo esta figura corporativa.

d) El prestador del servicio (empleado) debe completar y entregar al empleador o contratante el formulario W-4, que servirá como Certificado de Retención.

e) El empleador o contratante debe entregar al empleado o prestador del servicio el detalle de las contribuciones retenidas del salario devengado, de modo que el colaborador conozca las deducciones realizadas.

f) El empleador o contratante debe entregar a los empleados el formulario W-2 al cierre de cada año. Este indica el monto total de los impuestos retenidos durante ese período. Dicho formulario tributario anual debe presentarse antes del 15 de abril de cada año.

g) El empleador o contratante debe cumplir con la presentación y el pago de impuestos de forma trimestral y anual, según el caso y el estado, reportando los distintos formularios asociados a la gestión.

Puntos clave

Salario mínimo

El salario mínimo en los Estados Unidos es de 7.25 USD por hora. No obstante, cada estado es autónomo para determinar la normativa relacionada con la remuneración de los empleados.

Horas extra

Los empleados remunerados por hora que trabajen horas extra deben recibir 1.5 veces su tarifa horaria habitual, según el caso y lo acordado al momento de la contratación.

Jornada laboral

No existen límites establecidos sobre las horas trabajadas, siempre que a los empleados no exentos se les pague 1.5 veces su tarifa habitual por las horas que superen las 40 semanales.

Días festivos

Aunque no existe una obligación federal que comprometa al empleador o contratante a pagar estos días no laborables, en la mayoría de los estados se exige el descanso remunerado bajo ciertas circunstancias. Por otra parte, es muy común que los empleadores remuneren estos días como gesto de gratitud y fidelidad corporativa.